报销软件技术文档
1. 系统概述
报销软件是一款基于B/S架构的企业级费用管理工具，旨在解决传统纸质报销流程效率低、审批周期长、数据易丢失等问题。通过数字化表单提交、多级审批流转、自动预算控制及财务对账功能，该软件可覆盖从费用申请到报销结算的全生命周期管理，适用于中小型企业、高校及机构等场景。
1.1 核心用途
2. 功能模块设计
2.1 用户端功能
1. 费用申请：用户填写电子表单，上传发票、合同等附件，系统自动校验必填项及格式合规性。
2. 流程追踪：实时显示审批进度，支持消息推送（如微信、邮件）提醒节点状态变更。
3. 历史查询：按时间、类型、金额等条件检索历史报销记录。
2.2 审批端功能
1. 多级审批：支持按部门、金额阈值设置审批链（如直属主管→部门负责人→财务总监）。
2. 预算控制：审批时自动显示剩余预算，超支申请需附加说明。
3. 退回修改：若表单填写错误，可标注原因并退回申请人修订。
2.3 财务端功能
1. 支付对接：与银行系统或第三方支付平台（如支付宝、银企直连）集成，批量处理打款。
2. 凭证归档：自动生成电子凭证包，支持PDF导出及税局备案。
3. 对账核验：与ERP系统同步数据，确保财务账目一致性。
3. 技术架构与配置要求
3.1 系统架构
报销软件采用分层设计，包括：
3.2 软硬件配置
| 组件 | 最低要求 | 推荐配置 |
| 服务器 | 4核CPU/8GB内存/100GB SSD | 8核CPU/16GB内存/500GB SSD+RAID |
| 客户端 | Chrome 80+/Edge 85+ | 支持HTML5的现代浏览器 |
| 操作系统 | CentOS 7.6/Windows Server 2016 | Ubuntu 22.04 LTS |
| 网络 | 带宽≥10Mbps，延迟<50ms | 独立公网IP，HTTPS证书加密 |
4. 使用说明与流程示例
4.1 报销单填写规范
1. 基础信息：选择费用类型（差旅、办公、招待等），填写金额、事由及发生日期。
2. 附件上传：支持JPG/PDF格式，单张发票大小≤5MB，系统自动OCR识别关键字段。
3. 预算关联：从下拉菜单选择对应项目或部门预算编号。
4.2 审批流程设计
1. 发起申请：用户提交后，表单进入“待审批”状态，触发消息通知审批人。
2. 多级审核：
3. 财务结算：状态变更为“已支付”后，系统生成凭证号并同步至ERP。
5. 接口与扩展性
5.1 外部系统对接
报销软件提供标准化API接口，支持以下集成场景：
5.2 自定义扩展
1. 表单模板：管理员可设计多类单据模板（如会议费、研发支出），支持字段级权限控制。
2. 流程引擎：通过可视化拖拽工具配置审批节点、条件分支（如金额≥5000元需CEO审批）。
3. 报表定制：基于SQL或BI工具（如Tableau）生成个性化分析视图。
6. 维护与技术支持
6.1 系统监控
6.2 升级策略
1. 热更新：前端静态资源支持灰度发布，不影响用户操作。
2. 数据迁移：版本升级前自动备份数据库，提供回滚脚本。
本技术文档从功能设计、技术架构到实操流程，全面定义了报销软件的核心能力与实施规范。通过标准化配置与灵活扩展，该软件可有效提升企业费用管理效率，降低合规风险，并为数字化转型提供坚实基础。后续迭代将聚焦AI票据识别、区块链存证等创新功能，持续优化用户体验。